Większość zespołów już korzysta z AI w pracy. Work Trend Index 2024 Microsoftu i LinkedIn wykazał, że 75% pracowników umysłowych korzysta z generatywnej AI, a 60% liderów obawia się, że ich firma nie ma na nie planu. Większość zespołów używa ogólnego asystenta: dobrego w pisaniu, ale ślepego na własne dane firmy i niezdolnego do zmiany czegokolwiek w systemach, w których faktycznie odbywa się praca.
Agent działowy zamyka tę lukę. Jest połączony z CRM, systemami finansowymi i produktowymi, zna raporty, których potrzebuje dany zespół, i ma określony zestaw działań, które ten zespół może wykonywać.
Co robi agent AI dla działu?
Agent AI dla działu wykonuje dwie prace dla jednego zespołu. Pobiera dane: odpowiada na pytania i tworzy raporty z CRM, systemów finansowych i produktowych na podstawie prostego języka. I zapisuje dane: aktualizuje rekordy, uruchamia procesy i wysyła to, co trzeba wysłać, w granicach uprawnień każdej osoby, z zatwierdzeniem tam, gdzie jest potrzebne, i z rejestracją każdego działania.
Pobieranie i zapisywanie: dwie połowy
Pobieranie to raportowanie i wyszukiwanie. Zamiast szukać właściwego ekranu, eksportować do arkusza lub czekać na jedyną osobę, która umie uruchomić raport, każdy z uprawnieniami po prostu pyta. Agent sięga do każdego połączonego systemu, więc jedno pytanie może zestawić to, co mówi CRM, z tym, co zafakturowały finanse, i tym, co zarejestrował produkt.
Zapisywanie to działanie. Agent aktualizuje transakcję, otwiera odnowienie, wysyła przypomnienie, rejestruje rozmowę. Każde działanie to określona umiejętność z uprawnieniami, a nie otwarte polecenie dla modelu. Na tym polega różnica między agentem, któremu można zaufać wewnątrz systemów, a takim, któremu nie można.
Obie połowy zależą od danych pod spodem. Agent raportujący z CRM, który nie zgadza się z finansami, generuje liczby, którym nikt nie ufa, dlatego fundament danych jest pierwszy.
Finanse: od zamknięcia miesiąca do gotówki
Raportowanie. „Jaka jest nasza pozycja gotówkowa i co jest przeterminowane?” Agent finansowy odpowiada na podstawie systemów, a nie arkusza z zeszłego miesiąca: gotówka i należności; MRR, ARR i marża miesiąc po miesiącu; przychód zaksięgowany wobec zafakturowanego i zapłaconego; oraz dane na zamknięcie miesiąca i dla zarządu.
Działania. Monituje przeterminowane faktury, uzgadnia płatności z fakturami, oznacza faktury niezgodne z umową i wystawia fakturę korygującą po zatwierdzeniu.
Wartość to po części czas, a po części pewność: gdy CFO i prezes zadają to samo pytanie, dostają tę samą odpowiedź. Zamknięcie miesiąca przestaje być tygodniem eksportów i uzgodnień w arkuszach, a dane dla zarządu powstają z tych samych rekordów, na których zespół finansów pracuje każdego dnia.
Sprzedaż: lejek bez administracji
Raportowanie. „Co zamkniemy w tym kwartale?” Lejek według etapu, właściciela i wieku, prognoza oraz powody wygranych i przegranych, bez handlowca spędzającego piątkowe popołudnie na aktualizowaniu pól, żeby raport wyszedł poprawnie.
Działania. Rejestruje rozmowę i kolejny krok, przesuwa transakcję i aktualizuje prognozę oraz tworzy ofertę na podstawie uzgodnionych warunków, zgodnie z Państwa zasadami cenowymi.
Administracja CRM pochłania dużą część czasu sprzedaży. Gdy zarejestrowanie rozmowy zajmuje jedno zdanie, CRM pozostaje aktualny, a każdy raport na nim oparty staje się lepszy. Pomaga to też zespołom na dalszych etapach: gdy transakcja zostaje oznaczona jako wygrana, przekazanie do Customer Success może się zacząć od razu, ze wszystkim, co uzgodniła sprzedaż, już w dokumentacji.
Customer Success: odnowienia, zanim staną się ryzykiem
Raportowanie. „Które odnowienia przypadają w przyszłym miesiącu i które są zagrożone?” Odnowienia do realizacji, kondycja kont i trendy użycia, ryzyko odejścia oraz otwarte sprawy na każdym koncie.
Działania. Otwiera odnowienie i przygotowuje ofertę, planuje kwartalny przegląd biznesowy i eskaluje zagrożone konto do jego opiekuna.
W firmie SaaS to często tu agenci najpierw się zwracają, bo odnowienia podlegają zasadom, które umowy już określają. Więcej na ten temat na naszej stronie AI dla SaaS.
Zasady, które zapewniają bezpieczeństwo
Agent, który może zmieniać Państwa systemy, potrzebuje wyraźnych granic. Nasze są takie same w każdym dziale:
- Uprawnienia. Ludzie widzą i zmieniają tylko to, na co pozwala ich rola, a agent może robić tylko to, do czego otrzymał umiejętności.
- Zatwierdzenia. Działania niosące konsekwencje, takie jak faktura korygująca, czekają na zatwierdzenie przez człowieka.
- Ścieżka audytu. Każde pytanie i każde działanie jest rejestrowane, wraz z tym, kto pytał i kiedy.
- Ekran tam, gdzie ekran jest lepszy. Nie wszystko powinno się odbywać poprzez pytanie AI. Admin Portal, budowany dla firmy, którą obsługuje, działa obok agentów i służy do dodawania i wycofywania rekordów, wgrywania treści, ustawiania uprawnień i przeglądania tego, co zrobili agenci.
- Europejskie z założenia. RODO i EU AI Act są częścią projektu, dane pozostają w UE w trakcie budowy, a model AI wybiera firma: model europejski, model hostowany prywatnie lub amerykański.
Najlepiej zacząć zwykle od jednego działu i jednego procesu: tego, który dziś kosztuje najwięcej. Agent, który w mierzalny sposób odciąża jeden zespół z realnej pracy, jest najmocniejszym argumentem za kolejnym, a umiejętności i fundament danych, których potrzebuje, przenoszą się na kolejne działy.
NordOps AI Agent działa wewnątrz asystenta AI, z którego zespół już korzysta, przez MCP (Model Context Protocol), więc nie trzeba uczyć się nowego narzędzia ani dodatkowo się logować. Jak to wszystko się łączy, od fundamentu danych po agentów działowych, opisujemy na stronie NordOps AI Agent.