Mistä aloittaa tekoälyn käyttö toiminnassanne aloittakaa prosessista, älkää työkalusta.

Aloittakaa siitä yhdestä prosessista, joka vuotaa eniten rahaa, älkää työkalusta. Kuvatkaa, miten prosessi todella kulkee tänään, etsikää kohdat joissa työ tehdään uudelleen tai jää tekemättä, ja rakentakaa pieni järjestelmä joka poistaa juuri ne virheet. Tekoäly tekee rakentamisesta riittävän edullista ja nopeaa ollakseen vaivan arvoista — viikkoja vuoden sijaan — mutta se on menetelmä, ei päämäärä. Päämäärä on operatiivinen erinomaisuus: prosessi joka kulkee joka kerta samalla tavalla, ilman että kukaan pitää sitä kasassa.

Jokainen kasvava yritys päätyy tähän kysymykseen samalla tavalla. Liikevaihtoa on, tiimi on venytetty äärimmilleen ja säröt näkyvät kaikille — uusinta joka lipsahti ohi koska kukaan ei omistanut luovutusta, myyntiä edeltävä työ joka tehtiin kolmesti uudelleen, asiakastiedot neljässä järjestelmässä jotka eivät koskaan aivan täsmää. Joku sanoo sanan “tekoäly”, ja keskustelu siirtyy välittömästi työkaluihin.

Juuri siinä menee pieleen.

Miksi useimmat toiminnan tekoälyhankkeet jäävät jumiin

Ne aloitetaan teknologiasta ja edetään takaperin kohti ongelmaa. Valitaan työkalu, ajetaan pilotti, demo tekee vaikutuksen, ja sitten asia epäonnistuu hiljaisesti muuttamaan sitä, miten kukaan tekee työtään tiistaina. Syy on lähes aina sama: taustalla olevaa prosessia ei koskaan kuvattu, joten työkalulla ei ollut mitään konkreettista parannettavaa.

Toinen epäonnistumisen tapa on laajuus. Julistetaan “tekoälymuutosohjelma”, rajataan vuoden työ, ja se operatiivinen kipu joka koko asian käynnisti on yhä paikallaan kahdeksantoista kuukautta myöhemmin. Kasvavilla yrityksillä ei ole vuotta. Festivaalin päivämäärä, uusintasykli, rahoituskierros — mikään niistä ei siirry.

Molemmilla epäonnistumisilla on sama syy. Tekoälyä kohdeltiin päämääränä. Se ei ole sitä. Operatiivinen erinomaisuus on päämäärä. Tekoäly on yksinkertaisesti syy siihen, että nyt on taloudellisesti mahdollista rakentaa ohjelmisto yrityksenne ympärille sen sijaan, että taivuttaisitte yrityksenne ohjelmiston ympärille.

Aloittakaa prosessista, joka vuotaa rahaa

Valitkaa yksi prosessi. Ei osastoa, ei strategiaa — yksi prosessi, jolla on alku ja loppu ja jonka jo epäilette maksavan teille. Useimmissa kasvavissa yrityksissä se on yksi kolmesta.

Kolme paikkaa, joissa se yleensä on

• Uusinnat. Kukaan ei omista sitä hetkeä, jolloin sopimus on umpeutumassa. Se on jonkun kalenterissa, siihen tartutaan myöhässä ja toisinaan se menee kokonaan ohi. Esimerkinomaisesti: tämä on sellainen prosessi, joka voi kantaa noin €45 000 vuodessa vältettävissä olevaa hukkaa.
• Luovutus myynnistä toimitukseen. Toimitustiimi löytää uudelleen sen, mitä kaupassa luvattiin, ja asiakas selittää tilanteensa kahdesti. Noin €97 000 esimerkinomaisessa tapauksessa.
• Myyntiä edeltävä työ. Sama rajaus, samat arviot, samat vastaukset, rakennettuna uudelleen jokaista mahdollisuutta varten, koska ensimmäisellä kerralla mitään ei tallennettu. Noin €84 000.

Luvut ovat esimerkinomaisia, peräisin erillisistä skenaarioista eikä niitä ole laskettu yhteen — olennaista on muoto, ei kokonaissumma. Merkitystä on sillä, että jokainen niistä on tietty, rajattavissa oleva prosessi, ja juuri se tekee siitä ehdokkaan ensimmäiseksi toteutukseksi. Epämääräinen tavoite “käyttää tekoälyä koko yrityksessä” ei ole.

Mitä rakennetaan, ja miksi se on tarkoituksella pieni

Ensimmäisen toimeksiannon tulos ei ole alusta. Se on pisteratkaisu: pieni järjestelmä, joka hoitaa yhden operatiivisen tehtävän kunnolla, niille ihmisille jotka tuota tehtävää tekevät. Customer success -portaali on olemassa, jotta customer success managerit voivat todella hoitaa myynnin jälkeistä asiakassuhdetta — nähdä mitkä asiakkuudet ovat liukumassa, toimia ennen uusintaa ja pysäyttää asiakaspoistuma joka muuten tulisi ilmoittamatta. Kumppaniportaali on olemassa, jotta kumppanit voivat palvella itse itseään sen sijaan että lähettäisivät jollekulle sähköpostia. Kukin on nimetty sen operatiivisen tuloksen mukaan jonka se tuottaa, ei sen ohjelmistoluokan mukaan johon se kuuluu.

Alla on perusta jonka jokainen toimeksianto sisältää: hallintakonsoli ja automaatiomoottori joka suorittaa työn, niputettuna yhdeksi rakennusmoduuliksi. Voitte nähdä, miltä nuo pisteratkaisut näyttävät käytännössä, ja miten niiden alla oleva automaatiomoottori toimii.

Pienuus on tarkoituksellista. Kapea järjestelmä joka poistaa todellisen virheen on arvokkaampi kuin laaja jota kukaan ei ota käyttöön, ja se voidaan toimittaa viikoissa — mikä tarkoittaa että saatte tietää toimiko se, kun ongelma on vielä ongelma.

Mitä se maksaa ja kauanko se kestää

Ensimmäinen vaihe on arviointi, rajattuna niihin prosesseihin joita tarkastelemme. Se tuottaa kirjallisen kuvauksen siitä miten prosessi kulkee nyt, missä se pettää, ja mitä korjauksen rakentaminen edellyttäisi. Maksat tuon palkkion vain jos päätät olla etenemättä — jos etenet kanssamme, se ei maksa sinulle mitään.

Hinta on 30 % ensimmäisen vuoden säästöstä jonka mittaamme ja osoitamme, laskutettuna yhtä suurina kuukausierinä toimeksiannon ajalle — joten kustannus osuu samaan tahtiin arvon kanssa eikä sen jälkeen. Kun työ on valmis, saat koko lähdekoodin ja omistat sen täysin, ilman lisämaksua.

Syy siihen, että nämä luvut ylipäätään ovat julkisia, on että suurin osa tästä toimialasta piilottaa ne. Koko hinnasto on täällä, ja toimeksianto etenee kuuden määritellyn vaiheen kautta, ensimmäisestä puhelusta lähdekoodin luovutukseen.

Palkkaatteko jonkun vai ostatteko työkalun?

Tämä on kysymys kysymyksen alla, ja rehellinen vastaus on että tavanomaiset vaihtoehdot jättävät kaikki saman aukon auki.

Kokoaikainen operatiivinen johtaja suunnittelee suunnitelman mutta ei kirjoita koodia, joten strategia laskeutuu dokumentiksi ja jää odottamaan tuotteen taakse kehitysaikaa — yli €200 000 vuosikustannuksella. Lisää SaaSia on nopea ostaa ja halpa aloittaa, mutta taivutatte prosessinne työkaluun ja maksatte ikuisesti, pinossa joka ylittää helposti €150 000 vuodessa. Kehitystoimisto osaa rakentaa, mutta tarvitsee valmiin määrittelyn — mikä olettaa että operatiivinen ajattelu on jo tehty. Ja tekemättä jättäminen tuntuu ilmaiselta, ja juuri siksi se on listan kallein vaihtoehto.

Aukon todella sulkee se, että operatiivinen harkinta ja rakentamiskyky ovat samassa paikassa, jolloin prosessin kuvausta ja sitä suorittavaa ohjelmistoa ei koskaan luovuteta kahden osapuolen välillä, jotka kumpikin ymmärtävät siitä puolet.

Yleisiä kysymyksiä

Tarvitsemmeko ensin tekoälystrategian?

Emme. Tarvitsette yhden kuvatun prosessin ja päätöksen siitä, mikä sen virhe kannattaa poistaa. Strategia jota ei ole ankkuroitu tiettyyn prosessiin tuottaa yleensä dokumentteja eikä muutosta.

Kauanko kestää ennen kuin näemme jotain toimivan?

Viikkoja, ei kuukausia — ja juuri siksi tekoälytyökaluilla on tässä merkitystä. Ensimmäinen pisteratkaisu on tarkoituksella kapea, jotta se voidaan toimittaa, ottaa käyttöön ja arvioida nopeasti.

Entä jos prosessimme ovat sekaisin eikä niitä ole kirjattu mihinkään?

Se on normaali lähtötilanne, ja juuri sitä varten Assessment on. Mitään ei tarvitse olla dokumentoituna ennen aloittamista; kuvaaminen kuuluu työhön.

Omistammeko sen, mitä rakennetaan?

Kyllä. Lähdekoodi siirtyy teille kiinteällä kertamaksulla rakennusmoduulia kohden, ja sen jälkeen ei jää mitään maksettavaa sen käytön jatkamiseksi. Se on tarkoituksellinen vastakohta tilaukselle jota ette voi koskaan lopettaa.

Poistuvatko tietomme EU:sta?

Eivät. Järjestelmät rakennetaan ja ylläpidetään EU-infrastruktuurissa, mikä on useimmille eurooppalaisille toimijoille vaatimus eikä mieltymys.