Rozrost SaaS to sytuacja, w której subskrypcje oprogramowania przybywają szybciej, niż ktokolwiek jest w stanie je śledzić, nimi zarządzać lub je ze sobą łączyć. IBM definiuje go jako niekontrolowane rozprzestrzenianie się wdrożeń i użycia SaaS w organizacji. Problemem nie jest liczba narzędzi. Problemem jest brak odpowiedzialności za nie. Rozwiązanie polega na tym, by znaleźć każde narzędzie, przypisać do niego właściciela, wycofać te, które się dublują, i wyznaczyć jeden system nadrzędny jako źródło prawdy dla Państwa danych.

Ten przewodnik jest przeznaczony dla założycieli, COO oraz szefów działów finansów, sprzedaży i Customer Success w firmach B2B SaaS zatrudniających mniej więcej od 20 do 200 osób. Opisuje, czym jest rozrost, dlaczego do niego dochodzi, ile kosztuje i jak go uporządkować bez zakłócania procesów, na których opiera się Państwa zespół. Omawia też nowszy powód, dla którego warto się tym zająć: AI działa słabo na rozproszonych danych.

W skrócie

Spis treści

Co naprawdę oznacza rozrost SaaS

Wzrost stosu oprogramowania jest czymś normalnym. Nowy zespół sprzedaży potrzebuje narzędzia sprzedażowego, a zespół finansów oprogramowania do rozliczeń i raportowania. Rozrost zaczyna się wtedy, gdy narzędzia pojawiają się bez procesu decyzyjnego, ewidencji i właściciela.

Przydatny jest test stosowany przez kilku praktyków: różnica polega na tym, czy wzrost jest zarządzany, czy przypadkowy. Zespół Shopify ds. enterprise zwraca uwagę, że rozrost dotyczy strategii, a nie liczby aplikacji. Jedna firma może mieć stos o połowę mniejszy niż konkurent i mimo to dwa razy mocniej odczuwać skutki rozrostu.

Oznaki, że granica została przekroczona:

Ta ostatnia oznaka, dotycząca liczby klientów i przychodów, jest najważniejsza dla firmy SaaS. Gdy CRM, system rozliczeń, narzędzia wsparcia i produktowe przechowują każde nieco inną wersję danych, rozrost staje się problemem danych, a nie tylko licencji.

Dlaczego rozrost występuje w rosnących firmach SaaS

Najbardziej narażone są firmy w fazie wzrostu. Liczy się szybkość, budżety są zdecentralizowane, a nikt nie ma czasu budować procesów. IBM wymienia typowe przyczyny: zdecentralizowane zakupy, brak wytycznych i polityk, wdrażanie rozwiązań freemium i próbnych bez udziału IT lub działu zakupów oraz niejasne procedury i komunikację. TechTarget dodaje ogromną liczbę dostępnych opcji, łatwość dostępu oraz niewykorzystywanie narzędzi, które firma już posiada.

Deloitte opisuje podobny wzorzec w obszarze danych. Jego analiza z 2023 roku wskazuje, że potrzeby biznesowe często przedkładają szybkość wejścia na rynek nad długoterminowe koszty operacyjne, dług techniczny, nadzór i utrzymanie. Z czasem prowadzi to do rozrostu danych i wyższych kosztów utrzymania.

W firmie SaaS zatrudniającej 60 osób wygląda to zwyczajnie:

  1. Sprzedaż dodaje narzędzie do sekwencji wiadomości, płacąc kartą firmową.
  2. Customer Success wdraża narzędzie do oceny kondycji klientów, bo widok w CRM nie wystarcza.
  3. Dział finansów tworzy arkusz do raportowania, bo dane z systemu rozliczeń i CRM się nie zgadzają.
  4. Każde narzędzie dostaje integrację, zbudowaną jednorazowo przez kogoś, kto później odchodzi z firmy.

Nikt nie podjął złej decyzji. Każdy wybór osobno był rozsądny. Razem stworzyły stos, którego nikt nie jest właścicielem.

Ile kosztuje rozrost SaaS

Koszty dzielą się na cztery grupy.

Wydatki. Nakładające się narzędzia i niewykorzystane licencje to widoczna część problemu. IBM wskazuje marnotrawstwo wydatków, nieefektywne procesy, silosy danych i zagrożenia bezpieczeństwa jako główne konsekwencje, a redundancję aplikacji nazywa cechą charakterystyczną rozrostu.

Operacje. Badanie Nintex z 2025 roku przeprowadzone wśród liderów IT, opublikowane jako The SaaS Sprawl Snapshot, pokazuje, że respondenci z USA wskazują jako bezpośrednie skutki opóźnienia w procesach (46%), więcej ręcznego wprowadzania danych i ich duplikacji (46%), niespójne raportowanie (37%) oraz trudności ze skalowaniem (34%). Kolejne 27% obwinia niepołączone systemy za słabe doświadczenia klientów.

Odsetki z badania dotyczące skutków rozrostu SaaS

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Narzędzia, których nikt nie zweryfikował, przechowują dane klientów, których nikt nie zmapował. TechTarget zauważa, że brak nadzoru ze strony IT zwiększa ryzyko naruszeń. W przypadku europejskiej firmy SaaS niezmapowane narzędzia utrudniają także odpowiedź na podstawowe pytania dotyczące RODO: gdzie przechowywane są dane osobowe, kto ma do nich dostęp i kto je przetwarza. To ogólny kontekst, a nie porada prawna. To, co dotyczy Państwa firmy, powinien potwierdzić Państwa radca prawny lub inspektor ochrony danych.

Jakość decyzji. Gdy dane o przychodach, churnie i pipeline różnią się w zależności od systemu, spotkania zarządu zamieniają się w spory o to, która liczba jest właściwa. Ten koszt nigdy nie pojawia się na fakturze, ale często jest największy.

W wielu artykułach znajdą Państwo ogólnikowe branżowe dane o zmarnowanych budżetach na SaaS. Do każdego pojedynczego wskaźnika procentowego należy podchodzić ostrożnie, chyba że pochodzi z konkretnego badania ze wskazaną próbą. Najlepiej zmierzyć własne dane: licencje opłacone w porównaniu z licencjami wykorzystywanymi.

Silosy danych: problem za problemem

Jeśli wyszukają Państwo hasło tool sprawl, znajdą porady dotyczące licencji. Głębszy problem polega na tym, że każde narzędzie przechowuje własną kopię prawdy.

BCG podaje, że według stanu na 2024 rok organizacje korzystały średnio z ponad 1,000 aplikacji, a tylko 29% było zintegrowanych pod kątem wymiany danych. To liczby na skalę dużych przedsiębiorstw, a firma ze 100 pracownikami jest znacznie mniejsza. Mechanizm jest jednak ten sam: każde nowe narzędzie to kolejne miejsce, w którym rekord klienta może stać się nieaktualny.

Info-Tech opisuje, do czego prowadzi doraźna integracja: do kruchej sieci połączeń punkt-punkt, która skutkuje silosami danych i utraconymi szansami. Deloitte definiuje rezultat jako niedokładne, niespójne dane niskiej jakości, wyższe koszty utrzymania i większą złożoność.

Dlaczego ma to teraz większe znaczenie, skoro chcą Państwo wdrożyć AI

Większość zespołów SaaS korzysta już z asystentów AI. Przekonują się przy tym, że asystent jest tak wiarygodny, jak dane, które odczytuje. BCG twierdzi, że słaba integracja ogranicza wartość, jaką firmy mogą uzyskać z danych, zwłaszcza gdy decyzje opierają się na analityce w czasie rzeczywistym i AI. Info-Tech przytacza wskaźnik, według którego 95% liderów IT postrzega integrację jako barierę we wdrażaniu AI.

W praktyce wygląda to tak: jeśli CRM podaje, że konto odnawia się w marcu, system rozliczeń wskazuje czerwiec, a arkusz kalkulacyjny mówi, że klient już zrezygnował, asystent AI wybierze jedną odpowiedź i przedstawi ją z pewnością siebie. Uporządkowanie rozproszonych narzędzi jest więc pierwszym krokiem każdego poważnego programu AI, a nie osobnym projektem.

Jak sprawdzić, co faktycznie Państwo mają

Nie można zarządzać tym, czego się nie widzi. Praktyczna inwentaryzacja w firmie takiej wielkości jak Państwa zajmuje dni, a nie miesiące. Należy czerpać dane z czterech źródeł:

Dla każdego narzędzia należy zapisać: właściciela, zespół, który z niego korzysta, miesięczny koszt, liczbę opłaconych stanowisk, liczbę aktywnych użytkowników, datę odnowienia, jakie dane przechowuje oraz z jakimi innymi narzędziami jest połączone.

Dwie ostatnie kolumny to te, które pomija większość inwentaryzacji. Pokazują, czy dane osobowe lub finansowe znajdują się w miejscu, którego nikt nie zweryfikował, oraz które narzędzia zakłóciłyby działanie innych, gdyby je usunąć.

Jak ograniczyć rozrost SaaS, krok po kroku

  1. Proszę wskazać właściciela całego stosu narzędzi. Ktoś musi odpowiadać za nie ponad podziałami działów. W firmie zatrudniającej od 20 do 200 osób jest to często COO lub lider w modelu fractional, a nie zespół IT na pełny etat.
  2. Proszę przypisać każde narzędzie do jednej z czterech grup: zachować, połączyć, zastąpić, wycofać. Decyzję należy opierać na zadaniu, które narzędzie wykonuje, a nie na tym, jak bardzo lubią je ludzie.
  3. Proszę znaleźć realną potrzebę stojącą za każdym narzędziem. Zespoły rzadko wdrażają narzędzie dla zabawy. Narzędzie do oceny kondycji klientów w Customer Success zwykle istnieje dlatego, że CRM nie pokazuje danych o użyciu. Wypełnienie tej luki pozwala wycofać to narzędzie.
  4. Wycofywanie należy prowadzić etapami. Proszę zacząć od narzędzi bez aktywnych użytkowników, potem zająć się duplikatami, a zintegrowane narzędzia zostawić na koniec. Przed anulowaniem czegokolwiek proszę wyeksportować dane.
  5. Proszę wybrać system nadrzędny dla każdego typu danych. Klienci i pipeline należą do CRM. Faktury, przychody i status płatności należą do systemu finansowego. Wszystko inne odczytuje dane z tych dwóch systemów, zamiast przechowywać własną kopię.
  6. Proszę wprowadzić prostą ścieżkę akceptacji. Niczego nie blokować, ale wymagać krótkiego wniosku: jaki problem, jakie dane, kto jest właścicielem. Jeśli odpowiedź zajmuje dzień, ludzie będą z niej korzystać. Jeśli trzy tygodnie, obejdą ją.
  7. Przeglądy co kwartał. Odnowienia należy sprawdzać z wyprzedzeniem 60 do 90 dni, aby móc podjąć decyzję przed automatycznym odnowieniem, a nie po nim.

Uwaga o konsolidacji: zastąpienie pięciu narzędzi jedną platformą pomaga tylko wtedy, gdy platforma spełnia Państwa wymogi w zakresie zarządzania, a definicje wskaźników są wspólne. W przeciwnym razie pięć silosów zamienia się w jeden duży i nieczytelny. SAP wskazuje analogiczną kwestię w odniesieniu do narzędzi integracyjnych, twierdząc, że ich konsolidacja może usprawnić zarządzanie dzięki scentralizowanemu zarządzaniu przepływami danych.

Proszę zacząć od najdroższego procesu

Info-Tech zaleca skupienie się na integracjach o wysokiej wartości i rozszerzanie ich krok po kroku, zamiast łączenia wszystkiego naraz. Zgadzamy się z tym. Proszę wybrać jeden proces, w którym rozłączone narzędzia kosztują Państwa najwięcej, na przykład zamknięcie miesiąca, prognozowanie odnowień lub onboarding klientów. Najpierw należy naprawić tam przepływ danych, zmierzyć wynik, a potem przejść do kolejnego procesu.

Gdzie AI nie ma zastosowania

Dodanie AI do chaotycznego stosu narzędzi sprawia, że chaos działa szybciej. Warto jasno określić, gdzie AI nie powinno się znaleźć:

AI ma swoje miejsce tam, gdzie dane są czyste, proces jest zrozumiany, uprawnienia są zdefiniowane, a człowiek może zatwierdzać wrażliwe kroki.

Perspektywa: najpierw fundament, potem agenci

W większości rozwijających się firm SaaS widzimy ten sam wzorzec. Zespoły już korzystają z AI, ale nikt za nie nie odpowiada, a narzędzia pod spodem są ze sobą niespójne. Dodanie kolejnego asystenta do takiego stosu oznacza kolejną kopię prawdy.

Dlatego pracujemy w ustalonej kolejności. Najpierw fundament danych: CRM, otaczające go systemy oraz Processor, który przekształca dane w jedną uzgodnioną wersję prawdy. Następnie warstwa AI, która łączy te dane z asystentem, z którego Państwa firma już korzysta. Dopiero potem wyspecjalizowane agenty dla Finansów, Sprzedaży i Customer Success, z których Państwa pracownicy korzystają zwykłym językiem, aby wyszukiwać, raportować i aktualizować rekordy w ramach swoich uprawnień, z akceptacją tam, gdzie jest potrzebna, oraz ze śladem audytowym.

Wdrażamy też AI jeden proces po drugim, zaczynając od najdroższego. Dzięki temu prace są mierzalne, a stos narzędzi nie obrasta nową warstwą, której nikt nie rozumie.

Nasze podejście opiera się na 25 latach prowadzenia operacji, dzięki czemu strategia i działający system nie rozmijają się. RODO, NIS2 i EU AI Act są wymaganiami projektowymi od pierwszego dnia, a nie późniejszym przeglądem. Budowa, pilotaż i testy odbywają się na samodzielnie hostowanej europejskiej infrastrukturze w Niemczech, a to, co zbudujemy, należy do Państwa: kod źródłowy, dokumentacja i przekazanie infrastruktury przy przekazaniu projektu.

Claus Nielsen

Gdzie pasuje NordOps Consulting

Jeśli z inwentaryzacji wynika, że narzędzia się dublują, dane są niespójne, a za wykorzystanie AI nikt nie odpowiada, kolejnym krokiem jest decyzja o tym, gdzie AI się opłaca i czego najpierw potrzebują dane.

NordOps Consulting to firma doradcza w zakresie AI, która zapewnia Fractional Chief AI Officer dla firm B2B SaaS w Europie. Nasz AI Readiness Assessment kosztuje od €4,500 i obejmuje analizę Państwa danych, narzędzi oraz miejsc, w których AI zwróci się najszybciej. Jeśli zależy Państwu na stałej odpowiedzialności za AI, abonament Fractional CAIO kosztuje od €1,500 miesięcznie. Mogą Państwo też umówić się na bezpłatną 30-minutową rozmowę wstępną, aby najpierw omówić Państwa stos narzędzi.

Wdrożenia wyceniamy albo w formie stałej ceny uzgodnionej przed rozpoczęciem prac, albo na poziomie 30% oszczędności w pierwszym roku, po jej zmierzeniu i potwierdzeniu. Aby zobaczyć, jak metoda działa krok po kroku, zapraszamy do lektury naszej metody wdrażania AI lub do zapoznania się z tym, jak Processor tworzy jedną uzgodnioną wersję Państwa danych. W kwestiach nadzoru i zarządzania dobrą kolejną lekturą jest nasz framework zarządzania AI.

NordOps Consulting nie jest dostawcą usług DevOps ani CloudOps i nie zarządza Państwa subskrypcjami ani licencjami SaaS. Pracujemy na warstwie danych i AI, gdy już zdecydują Państwo, co zostaje w Państwa stosie technologicznym.

FAQ

Co oznacza SaaS sprawl?

SaaS sprawl to niekontrolowany wzrost liczby aplikacji chmurowych w firmie, bez wystarczającej widoczności, odpowiedzialności i zarządzania. Określa go brak zarządzania, a nie liczba narzędzi. Firma z wieloma narzędziami, które mają właściciela, nie cierpi na sprawl, natomiast firma z mniejszą liczbą narzędzi bez właściciela może na niego cierpieć.

Jaka jest różnica między tool sprawl a SaaS sprawl?

Oba terminy są używane niemal zamiennie. Tool sprawl to określenie szersze i może obejmować arkusze kalkulacyjne, wewnętrzne skrypty i darmowe aplikacje. SaaS sprawl odnosi się wyłącznie do oprogramowania chmurowego w modelu subskrypcji. Metoda porządkowania jest w obu przypadkach taka sama.

Jak rozbić silosy danych?

Proszę wybrać jeden system nadrzędny dla każdego typu danych: zwykle CRM dla klientów i lejka sprzedaży oraz system finansowy dla przychodów. Pozostałe narzędzia należy połączyć tak, aby odczytywały dane z tych systemów, zamiast przechowywać własne kopie. Proszę zacząć od jednego, najdroższego procesu, a następnie rozszerzać zakres krok po kroku.

Jak często powinniśmy przeglądać nasz stos SaaS?

W większości firm zatrudniających od 20 do 200 osób sprawdza się przegląd kwartalny. Proszę powiązać go z datami odnowień, aby móc zrezygnować z umowy lub renegocjować ją, zanim zostanie automatycznie przedłużona. Warto dodać szybki przegląd za każdym razem, gdy ktoś zgłasza zapotrzebowanie na nowe narzędzie.

Czy uporządkowanie sprawl sprawi, że będziemy zgodni z GDPR?

Nie. Przejrzysta inwentaryzacja pomaga zobaczyć, gdzie znajdują się dane osobowe, co wspiera Państwa działania na rzecz zgodności, ale nic tutaj nie gwarantuje zgodności. Proszę zapytać radcę prawnego lub inspektora ochrony danych, czego od Państwa firmy wymagają GDPR, NIS2 lub EU AI Act.

Źródła